刷臉識(shí)別、密碼驗(yàn)證、激活印章、拍照蓋章。5月9日上午，楊柳煤礦辦公室吳森來集團(tuán)辦理業(yè)務(wù)，記者被現(xiàn)場(chǎng)工作人員一套行云流水的操作所吸引。
“過去辦理相關(guān)業(yè)務(wù)申請(qǐng)用印，因涉及單位部門和領(lǐng)導(dǎo)較多，需要多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)簽字，費(fèi)時(shí)費(fèi)力不說，運(yùn)氣不好還會(huì)‘跑空趟’，現(xiàn)在線上申請(qǐng)、一碼一蓋，方便又快捷！”吳森說。
隨著淮北礦業(yè)集團(tuán)不斷跨區(qū)域、多元化發(fā)展，傳統(tǒng)的印章管理方式已難以滿足企業(yè)日益復(fù)雜的用印需求，存在用印申請(qǐng)審批效率低，印章使用情況難以實(shí)時(shí)掌控，印章外帶難以有效監(jiān)管，數(shù)十枚印章日常出入庫(kù)、保管、交接程序復(fù)雜繁瑣等問題，有時(shí)不僅會(huì)影響辦事效率，而且會(huì)為用印單位“添堵”。
集團(tuán)依靠物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)，打造智慧印章管理平臺(tái)，給傳統(tǒng)印章加上“智慧鎖”，賦予傳統(tǒng)實(shí)體印章數(shù)字化、智能化屬性，不僅實(shí)現(xiàn)線上申請(qǐng)、線下用印，讓用印單位“最多跑一次”，而且具有用印人員自助快捷操作、用印全程可追溯、脫離監(jiān)管自動(dòng)終止用印行為等功能，做到用印前、用印中、用印后的全流程閉環(huán)管理，有效解決了傳統(tǒng)印章效率低、管理難、成本高、風(fēng)險(xiǎn)大等難題。
“傳統(tǒng)印章外帶使用沒有保護(hù)措施，用印沒有真實(shí)記錄，還需另外安排專人護(hù)送，不僅用印成本高，而且難以做到全過程監(jiān)督。現(xiàn)在使用了智慧印章管理平臺(tái)，用前線上申請(qǐng)，外帶用印時(shí)GPS精準(zhǔn)定位、二次校驗(yàn)，充分保障了外帶用印安全性。”集團(tuán)辦公室有關(guān)負(fù)責(zé)人介紹說。
現(xiàn)在，集團(tuán)將智慧印章管理平臺(tái)嵌入內(nèi)部OA辦公系統(tǒng)，構(gòu)建符合企業(yè)自身管理特色的印章全生命周期管理體系，不僅全面提高了用印審批效能、打通了用印單位“堵點(diǎn)”，而且實(shí)現(xiàn)了風(fēng)險(xiǎn)防控、降本增效、規(guī)范用印的管理價(jià)值。
集團(tuán)智慧印章管理平臺(tái)自2020年6月投入使用以來，共管理印章53枚，用印申請(qǐng)28220次，共計(jì)蓋章111萬余次；違規(guī)用印風(fēng)險(xiǎn)大幅降低，外帶用印成本降低50%，用印效率提升80%，文件核對(duì)效率提升90%，粗略估算每年可以節(jié)省費(fèi)用800萬元。同時(shí)，先后有8家二級(jí)單位借鑒集團(tuán)模式推廣使用智慧印章管理平臺(tái)，目前整體運(yùn)行狀況良好，有效提升了二級(jí)單位的印章使用效率和用印監(jiān)管能力。
“下一階段，集團(tuán)將持續(xù)完善、管好用好智慧印章管理平臺(tái)，以數(shù)字化智能化推進(jìn)管理模式創(chuàng)新、賦能企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。”集團(tuán)辦公室（董事會(huì)辦公室）副主任徐建文說。
（審核：徐建文 責(zé)編：王宏杰）